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Adjoint(e) exécutif(ive) - MODÈLE DE TRAVAIL HYBRIDE

Job Number:
J0422-0195
Job Type:
Full Time
Job Category:
Administrative Support
Location:
Montreal, Quebec
Salary:
Open

Adjoint(e) exécutif(ive) - MODÈLE DE TRAVAIL HYBRIDE

STATUT: Poste permanent a temps plein
SECTEUR D'ACTIVITÉ: Organisme à but non lucratif
LIEU DE TRAVAIL: Montréal **CENTRE VILLE**
MODÈLE DE TRAVAIL: Hybride - 2 jours en présentiels et 3 jours en télétravail

VEUILLEZ SVP ENVOYER VOTRE CV À CAROLE.VIGER@GROOMASSOCIES.COM

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez aux occasions d’emploi offertes par notre entreprise. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

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CE QUE NOTRE CLIENT VOUS OFFRE:
• Modèle de travail hybride (2 jours au bureau et 3 jours en télétravail
• Salaire compétitif
• Assurance collective
• Fond de pension

Sommaire
Sous l’autorité de la Présidente et cheffe de la direction, le ou la titulaire du poste offre un support administratif de haut niveau à la Présidente et cheffe de la direction ainsi qu’aux membres du comité de direction à l’égard notamment des activités de gouvernance et affaires corporatives, des activités de gestion des fellows et des mentor.e.s, des relations avec les boursier.e.s, ainsi que d’autres activités exécutives d’importance.

Responsabilités
Support administratif exécutif et support à la gouvernance
• Coordonne les rencontres du conseil d’administration, de l’assemblée des membres, du comité exécutif et de divers autres comités d’importance;
• Conçoit les calendriers annuels de tous les comités et autres rencontres importantes, en assure la préparation logistique; prépare les ordres du jour; et coordonne ou rédige toute la documentation nécessaire;
• Assiste à certaines rencontres et comités importants et rédige les procès-verbaux;
• Gère le calendrier de la Présidente et cheffe de la direction ;
• Supporte la vérification orthographique de correspondances importantes de la Fondation et/ou de la Présidente et cheffe de la direction avant qu’elles soient envoyées;
• Rédige de la correspondance destinée à des donateurs.trices, partenaires, membres du conseil d’administration, membres de la Fondation, ou autres intervenant.e.s externes important.e.s;
• Assure la mise en page et la révision linguistique de documents devant être mis en circulation;
• Assure la gestion documentaire, dont le classement et la saisie de données;
• Coordonne et fait le suivi des demandes d’accès à l’information du public, et dans les délais prescrits;
• Gère la base de données des contacts et partenaires de la Fondation;
• En partenariat avec la direction des communications, participe à la préparation, la coordination et à la diffusion de communications stratégiques : rapports annuels, communiqués, lettres ouvertes, discours, plan de communication, etc. ;
• Organise des voyages, gère les comptes de dépenses et offre tout autre soutien exécutif à la Présidente et cheffe de la direction de même qu’aux autres membres du comité de direction;
• Coordonne et fait le suivi de plusieurs requêtes provenant de la Présidente et cheffe de la direction;
• Toutes autres tâches administratives à la demande de la Présidente et cheffe de la direction

Support à la gestion des relations avec les fellows, mentor.e.s et boursiers.ères
• Apporte un soutien à la Directrice, Savoir, fellowship et mentorat ainsi qu’à la Cheffe, Relations avec les boursier.e.s, pour toutes les activités administratives reliées à la sélection annuelle des fellows et es mentor.e.s, la sélection annuelle des boursier.e.s et le maintien des relations avec ceux et celles-ci en :
o Organisant et coordonnant des réunions importantes de discussion avec des fellows et mentor.e.s potentiel.le.s et en apportant un support à la préparation de la documentation nécessaire;
o Rédigeant et coordonnant des invitations aux candidat.e.s identifié.e.s pour le processus de sélection des boursier.e.s;
o Rédigeant un suivi écrit aux candidat.e.s potentiel.le.s ou candidat.e.s non-sélectionné.e.s pour les boursier.e.s;
o Rédigeant et coordonnant les suivis écrits et téléphoniques avec les universités en lien avec le processus de sélection pour les boursier.e.s;
o Supervisant tous les détails logistiques des réunions en présentiel et à distance liés au processus de sélection annuel des fellows, mentor.e.s et boursier.e.s, incluant les rencontres importantes du Comité d’étude des demandes et mises en nomination et les séances d’informations pour les candidat.e.s potentiels pour les bourses et les universités;
o Coordonnant et en faisant le suivi des contrats des fellows et mentor.e.s et boursier.e.s;
o Toute autre tâche administrative pertinente au processus de sélection des fellows, mentor.e.s et boursier.e.s,

Qualifications pour le poste
• Posséder idéalement une formation académique universitaire ou toute autre formation pertinente au poste d’adjoint.e exécutif.ive
• Posséder 5 à 10 d’expérience dans un rôle d’adjoint.e exécutif.ive ou adjoint.e juridique
• Une expérience dans le monde philanthropique et dans la gestion de la gouvernance est un atout
• Parfait bilinguisme à l’oral et à l’écrit
• Posséder de fortes habiletés de rédaction en anglais et en français
• Connaissances des outils Web et de la suite Office
• Connaissances des outils de téléconférence : Microsoft Teams, Zoom
• Posséder un sens de l’urgence et une capacité à travailler sous pression et dans un environnement changeant
• Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les pair.e.s et différent.e.s partenaires
• Sens de l’organisation, rigueur et attention aux détails
• Flexibilité

STATUT: Poste permanent a temps plein
SECTEUR: Organisme à but non lucratif
LIEU DE TRAVAIL: Montréal **CENTRE VILLE**
MODELE DE TRAVAIL: Hybride - 2 jours en présentiels et 3 jours en télétravail

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